El servicio de implementación del Sistema de Gestión Documental para Control de Archivos Físicos (clasificación, depuración, administración y almacenamiento de documentos y expedientes) se ofrece por:
– Outsourcing
– In Site
– A la Medida del Cliente

 

Almacenamiento


Nuestros clientes liberan espacios destinados a almacén de materia prima o producto terminado y sobre todo un ahorro en horas/hombre de hasta un 15% del tiempo dedicado al archivo y búsqueda de documentos.

Minimizamos costos de almacenamiento de archivos que adicionalmente se resguardan en bodegas especialmente acondicionadas para la conservación adecuada de documentos, bajo un estricto control de seguridad que incluye desde vigilancia permanente hasta detección automática de condiciones de riesgo y monitoreo remoto.

Las instalaciones cuentan con medidas preventivas para minimización de riesgos y con los sistemas adecuadas industriales y de seguridad para el almacenamiento de documentos: Sistema de monitoreo a distancia, censores de movimiento, censores de humo y extintores contra incendio.

Oficina de operaciones y centro de atención al cliente ubicado en las mismas instalaciones de las unidades.

 

Depuración de Expedientes y Documentos


El volumen de información generado por las empresas generalmente no tiene un control de los contenidos de las cajas, carpetas y expedientes; ni de los plazos de conservación, por lo que se guarda información obsoleta ocupando espacio en el almacén.

Se realiza un levantamiento de inventario inicial para depuración previo al registro y alta en base de datos final, asegurando que el inventario final se encuentra depurado y únicamente se resguarda la información cuyos plazos de conservación no se han vencido.

 

Clasificación de la Información

Para la clasificación de la información realiza un levantamiento de información que consiste en conocer la estructura organizacional específica de la Empresa, con el fin de obtener la tipología documental, es decir, conocer el tipo de documentación generada por las diversas áreas de la empresa y sus usuarios correspondientes y va de lo general a lo particular.

 

 

Administración, Supervisión y Control de Documentos


Implementamos un Sistema Integral para Control de Activos Documentales en donde aplicamos un procedimiento estandarizado para la integración de los activos documentales de la empresa tanto en el archivo externo (DMS), como en el archivo interno (en las propias instalaciones del Cliente).

A través del SICA (Sistema Interno para Control de Archivos), se genera el inventario de documentos a nivel Empresa cuya clasificación permite facilitar la búsqueda de los documentos solicitados por el usuario autorizado y el control de su administración.

Permite el control de los préstamos de documentos a los usuarios autorizados llevando un seguimiento de los mismos, entregando la documentación en las instalaciones del cliente al igual que su recolección.

Las solicitudes de préstamo y recolección se realizan vía Web en donde se puede consultar el inventario de los documentos bajo nuestra custodia.

Genera reportes de movimientos mensuales y reportes anuales para depuración de documentos.

 

e-Document


Implementación de un Sistema de Gestión Documental Automatizada para la Administración de Documentos Electrónicos.

Automatización de procesos de consulta. DMS, a través del CPI (Centro de Procesamiento de Información) ofrece soluciones hacia una nueva dimensión de productividad de las empresas. A través de los CPI ofrecemos los servicios integrales de:
– Desarrollo de proyectos para la implantación y administración de procesos relacionados con la consulta de archivos electrónicos.
– Suministro, Instalación y puesta en punto de programas y equipo especializado.
– Capacitación del personal.
– Los procesos de digitalización transfieren documentos físicos a electrónicos para que puedan ser almacenados en medios magnéticos u ópticos.
– La automatización de consulta permite una reducción de costos hora/hombre en búsqueda de documentos, agiliza tareas en donde existe un alto volumen de información consultada por varios departamentos y proporciona una rápida disponibilidad de información y una amplia flexibilidad de manejo, al transmitirlos económicamente a través de canales de telecomunicación.

Nosotros somos la solución que necesita mediante:
Data Managment System